Comment annoncer vos visiteurs dans Teams avec Power Automate

Introduction

L’annonce d’un visiteur par la réception est une étape clé de l’accueil en entreprise. Pour une gestion fluide, la réception doit identifier le visiteur, aviser l’hôte (par téléphone, chat, …), lui demander de venir le chercher et, si nécessaire, fournir un badge d’accès. Il existe déjà des solutions sur le marché ; on peut trouver Vizito, Elia et autres. Ces solutions s’intègrent directement à Microsoft 365 et donnent une excellente première impression, sécurisent l’accès aux locaux et fluidifient la prise en charge de vos invités.

J’ai développé une solution simple dans mon environnement avec Power Automate combinée à Teams, SharePoint, Outlook et Forms, qui permet la gestion de vos visteurs via les outils et licences que vous avez déjà.

Prérequis

Licences nécessaires

Power Automate Free (inclus dans toutes les licences Microsoft 365 et Business).

Étape 1 : Se connecter dans le portail Microsoft SharePoint

Connectez-vous à Microsoft SharePoint en ouvrant votre navigateur web sur https://VOTRE_TENANT.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx.

Étape 2 : Créer un site SharePoint

Dans le menu de gauche, cliquez sur Create site, puis sur Teams site, et donnez un nom et adresse de site pertinent.

Étape 3 : Créer 2 listes SharePoint

Dans le menu de gauche, cliquez sur New, puis sur List.

Ajouter des colonnes dans vos 2 listes avec des infos nécessaires telles que :

VisitorLog

VisitorCompany
HostEmail
VisitDate
Purpose
Status
ArrivedAt
…

FlowErrorLog

RunUrl
FailedAction
ErrorMessage
ErrorTime
…

Étape 4 : Se connecter dans le portail Microsoft Forms

Connectez-vous à Microsoft Forms en ouvrant votre navigateur web sur https://forms.cloud.microsoft.

Étape 5 : Créer 1 formulaire Forms

Ajoutez des questions dans votre formulaire avec des infos nécessaires telles que :

Visitor Pre-registration

Visitor full name
Visitor company
Host email
Visit date
Purpose of visit

Étape 6 : Se connecter dans Microsoft Power Automate

Connectez-vous à Microsoft Power Automate en ouvrant votre navigateur web sur https://make.powerautomate.com.

Étape 7 : Créer un premier flux pour récupérer la programmation de visite

Dans le menu de gauche, cliquez sur Create, puis sur Automate cloud flow et choisissez When a new response is submitted.

Enchainez les actions et variables pour récupérer le formulaire Forms envoyé par l’utilisateur. Utilisez les variables récupérées pour les envoyer dans la liste SharePoint VisitorLog.

Étape 8 : Créer un deuxième flux pour valider l’arrivée du visiteur

Dans le menu de gauche, cliquez sur Create, puis sur Automate cloud flow et choisissez When an item is created or modified.

Mettez à jour le status de la visite pour déclencher une notification à la personne visitée afin de l’informer de l’arrivée de la personne.

Étape 9 : Créer un troisième flux pour récupérer les visites non planifiées

Dans le menu de gauche, cliquez sur Create, puis sur Instant cloud flow et choisissez Manually trigger a flow.

Récupérez les informations saisies manuellement par la réceptionniste pour notifier la personne visitée. Utilisez les variables récupérées pour créer une entrée dans la liste SharePoint VisitorLog.

Résultats

Le visiteur enregistre lui même sa venue via le formulaire publié. Les réponses vont être sauvegardées dans SharePoint.

La personne visitée reçoit un courriel …

… et un message dans Teams lui confirmant la visite.

Lorsque le visiteur arrive sur site, son arrivée est confirmée par la réceptionniste, et un message Teams est envoyée à la personne visitée.

Si un visiteur se présente à la réception sans s’être enregistré à l’avance, la réceptionniste peut remplir un formulaire pour annoncer la venue de la personne via un message dans Teams.

Allons plus loin

J’ai quelques idées qui méritent d’être exploitées et que je testerai quand j’aurai le temps :

Créer une application PowerApps et l’afficher sur une tablette à l’entrée pour que les visiteurs puissent eux mêmes valider leur arrivée
Ajouter l’option de “Walk-in” dans cette même application
Envoyer un rapport journalié à la réception contenant la liste des visites prévues pour le lendemain
Ajouter des options telles que :
- Signature des règles de sécurité
- Impression d’un badge temporaire
- Heure de sortie des locaux
- …

Conclusion

Vous savez maintenant comment créer un outil pour annoncer les visiteurs dans Teams avec Power Automate.

Sources

Microsoft Learn - Power Automate

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